Gitta Bernshausen, Vorständin des Trägers Sozialwerk St. Georg Gelsenkirchen, stellte Herausforderungen bei der Personalgewinnung im Handlungsfeld Eingliederungshilfe vor. Die Eingliederungshilfe unterstütze Menschen mit psychischen und physischen Beeinträchtigungen aller Altersgruppen und sei ein sich ausweitender Markt bei gleichzeitig geringen Steuerungsmöglichkeiten. Stellenweise sei der Versorgungsanspruch aufgrund von Personalmangel gefährdet. Mit verschiedensten Maßnahmen werde derzeit versucht, die Personallücke zu schließen und neues Personal zu gewinnen: Neben fachlich einschlägig qualifizierten Fachkräften, würden Quereinsteiger/innen und Fachkräfte aus dem Ausland durch barrierearme Weiterqualifizierungsmaßnahmen gewonnen. Oftmals erfolge die Einarbeitung über Training on the Job. Stellenweise würden auch Mitarbeiter/innen aus Zeitarbeitsfirmen eingesetzt. Eine arbeitsteilige Zusammenarbeit von Fach- und Assistenzkräften werde als hilfreich erlebt. Bei ungünstigen Dienstzeiten z.B. im Falle von pflegenden Angehörigen würden auch stundenweise Arbeitsformate für Mitarbeiter/innen angeboten. Für bestimmte Dokumentationsaufgaben werde KI eingesetzt. Entscheidend für eine erfolgreiche Personalgewinnung und -bindung sei es, die Arbeitgebermarke herauszustellen, d.h. deutlich zu machen, für welche Bilder und Arbeitweisen die Eingliederungshilfe stehe. Es gehe um „Glaubwürdigkeit“ und „Werte“, die nach außen sichtbar gemacht werden müssten. Zugleich müsse die Qualität der Arbeitgeberorganisation transparent gemacht und die neuen, aber auch bereits tätigen Mitarbeiter/innen darin bestärkt werden, auf ihre Arbeit stolz zu sein.

Xenia Roth, stellvertretende Leiterin der Abteilung Frühkindliche Bildung, Ganztag u. schulische Unterstützungsangebote für die Referatsgruppe Frühkindliche Bildung im Rheinland-pfälzischen Bildungsministerium führte aus, dass auch in der Kindertagesbetreuung in Rheinland-Pfalz ein großer Mangel an Fachkräften und weiterem Personal herrsche. Gekennzeichnet sei das Feld durch eine enorme Trägervielfalt, teils geprägt durch ehrenamtliche Strukturen, kleine - und Kleinstträger, teils durch große hoch professionalisierte Träger. Verantwortlich für die Rahmensetzung seien die Länder auf der Grundlage des SGB VIII, verantwortlich für die konkrete Angebotsausgestaltung seien die Kommunen und Träger. Neben den bereits für die Eingliederungshilfe benannten Personalgewinnungsmaßnahmen werde aktuell für die Kindertagesbetreuung die Neugestaltung bzw. einheitlichere Gestaltung der Erstausbildung diskutiert, um die Assistenzberufe besser zu konturieren, sie damit attraktiver zu gestalten und neue Zielgruppen für die Arbeit in Kindetageseinrichtungen zu gewinnen. Erforderlich seien zudem die Etablierung und Sichtbarmachung von Karrierewegen.

Die Teilnehmenden diskutierten kritisch, ob die skizzierten Maßnahmen tatsächlich ausreichen, die akute Personalkrise zu lösen. Social Media solle stärker genutzt und Mitarbeitende sollten stärker eingebunden werden, beispielsweise bei möglichen Imagekampagnen. Nötig sei zudem, proaktiv Personal aus dem Ausland zu gewinnen. Außerdem müsse geprüft werden, inwieweit bereits ausgeschiedenes Personal wieder zurückgewonnen werden könne. Für eine Reduzierung der Teilzeitquote seien attraktive Rahmenbedingungen notwendig, beispielsweise eine verlässliche Ferienbetreuung für die Kinder von Mitarbeitenden. Insgesamt sei die Organisationskultur entscheidend, sowohl der Ausbildungsstätten als auch der Träger und Einrichtungen.

Leitende Frage bei den Personalgewinnungsmaßnahmen müssten die Bedürfnisse und Bedarfe der Adressat/innen der jeweiligen Leistungsangebote sein. Daher sei wichtig, nicht ausschließlich die unteren Qualifizierungsstufen in den Blick zu nehmen, sondern ebenso die hochschulischen Ausbildungen. Teils sei in Jobcentern aber auch bei Trägern nicht hinreichend bekannt, wer mit welcher Qualifizierung für welche Aufgabe eingestellt werden könne. Hier bestehe entsprechender Fortbildungsbedarf.

Es seien zudem ggf. durch Personalabbau in anderen Branchen entstehende Personalkapazitäten in den Blick zu nehmen und zielgruppenspezifische Gewinnungsstrategien zu entwickeln. Angesprochen wurde auch die aktuelle Debatte um die Wiedereinführung der Wehrpflicht bzw. die Einführung eines sogenannten verpflichtenden Gesellschaftsjahres. Mit Blick auf die möglicherweise damit verbundene Ausweitung des Freiwilligen Sozialen Jahres bestehe auch hier Personalgewinnungspotential.

In Bezug auf Auszubildende / Studierende wurde von mancherorts hohen Abgängen nach dem ersten Ausbildungsjahr / Studienjahr berichtet. Hier müssten Ursachenforschung betrieben und Haltestrategien entwickelt werden. Praxisintegrierende Formate hätten sich bewährt und seien ein geeignetes Instrument für die Anstellungsträger, sich als zukünftige Arbeitgeber bekannt zu machen. Ergebnisoffen diskutiert wurde auch die Möglichkeit der Dualisierung von Ausbildung und Studium und die damit einhergehende größere Verantwortung von Trägern für die Aus- und Weiterbildung.

Wo einerseits die Potentiale der Gewinnung und Bindung von Arbeitskräften an Grenzen stoßen und andererseits Bedarfe steigen, bzw. auf hohem Niveau verharren, stellt sich die Frage, wie die soziale Infrastruktur gleichwohl erhalten werden kann.

Ines Henke, Beigeordnete für Soziales, Gesundheit, Kinder- und Jugendhilfe sowie Arbeitsmarkt beim Niedersächsischen Landkreistag zeigte auf, wie im Land Niedersachsen Weichen gestellt werden, um durch ein Flexibilisierung von Standards sowie Entbürokratisierung auf kommunaler und Landesebene Freiräume zu gewinnen und die soziale Handlungsfähigkeit zu erhalten: So seien in den Hilfen zur Erziehung und der Kindertagesbetreuung die Möglichkeiten, Assistenzkräfte und Personen  mit anderen Ausbildungen zu beschäftigen, teils befristet, in mehreren Schritten erweitert  worden. Gleichzeitig werde für die Berufe Erzieher/in, Heilerziehungspfleger/in und Pflegefachkraft geworben, Assistenzausbildungen und Quereinstiege würden gefördert. Insgesamt gehe es um den Dreiklang Personalgewinnung/-bindung, Flexibilisierung von Standards sowie Entbürokratisierung und eine ‚Politik des Machbaren‘ bei der Leistungserbringung.

Präsentation von Ines Henke

Eine ressourcenorientierte Leistungserbringung war Thema des Inputs von Matthias Röder, Leiter des Jugendamtes Darmstadt-Dieburg. Jugendämter befänden sich in dem Dilemma, für die Gewährleistung der Leistungen verantwortlich zu sein, jedoch (perspektivisch) nicht genug (personelle) Mittel haben, um das jetzige Leistungssystem bedarfsgerecht zu gestalten. Entlastung könne eine Abkehr vom derzeitigen hochsegregierten einzelfallorientierten Hilfesystem und eine Hinwendung zu einer Leistungserbringung in Kombination mit gruppenbezogenen Angeboten und kooperativen, multiprofessionellen und lebensweltnahen Konzepten bringen. Über kooperative Systeme, wo Träger sich gegenseitig „belegen‘ können, sei es aus seiner Sicht möglich, mit insgesamt weniger Personal Hilfen in der gebotenen Ausdifferenzierung lebensweltnah und in der Fläche zu organisieren und somit den vielen unterschiedlichen komplexen Problemlagen gerecht zu werden. Ein Beispiel für eine modulhafte kombinierte Angebotsgestaltung für junge Menschen mit unterschiedlichen Bedarfen stellte Herr Röder vor. Voraussetzung sei auf kommunaler Ebene der Ausbau institutionsübergreifender kooperativer Leistungen auf Basis angepasster Leistungsvereinbarungen und Finanzierungsmodelle. Auf Länder- bzw. Bundesebene wäre eine Erweiterung des Leistungsrechtes hilfreich und andererseits konzeptionelle Unterstützung, damit nicht jedes Jugendamt für sich allein diese komplexe Aufgabe lösen müsse.

Präsentation von Matthias Röder

Gefragt nach der konkreten vertraglichen Umsetzung führte Herr Röder aus, es handele sich nicht um eine sozialraumbezogene, sondern um eine fallbezogene Budgetierung, also um Einzelfallhilfen, die in einem bestimmten Umfang fallübergreifende und fallunspezifische Leistungen enthalten.

In der anschließenden Diskussion wurde die Parallele zur Eingliederungshilfe gezogen, wo nach dem BTHG bereits heute die Notwendigkeit besteht, dass sich die örtlichen Träger vernetzen, um eine bedarfsgerechte Zusammenstellung von Hilfen über die unabhängige Teilhabeberatung zu ermöglichen.

Schon heute existierten Spielräume, um Versäulungen aufzulösen und kombinierte Leistungen anzubieten. Diese müssten allerdings proaktiv genutzt werden. Eine konkrete Möglichkeit sei die überregionale Kooperation bei bestimmten Leistungen.

Die Kooperationsfähigkeit der Träger untereinander vor Ort herzustellen, innerhalb der jeweiligen SGBs, aber auch übergreifend, sei eine große Herausforderung, die Unterstützung durch Bund und Länder brauche, sowohl bei den Rahmenbedingungen als auch bei der Evaluation. Als Beispiel wurde die von Frau Henke vorgestellte zeitlich befristete und mit Evaluation hinterlegte Flexibilisierung der Fachkraftkataloge in der Kindertagesbetreuung in Niedersachsen genannt.

Außerdem könne es gewinnbringend sein, junge Menschen und Eltern zu beteiligen, auch bei der Frage, wie mit weniger Personal das Leistungssystem umgebaut werden könne, welche Prioritäten gesetzt und welche Leistungen ggf. zurückgefahren werden könnten.

Im Workshop „Digitalisierungschancen in Verwaltung und Organisation“ wurden zwei Praxisbeispiele zur Einführung und Nutzung digitaler Prozesse aus dem Pflegebereich und der frühen Bildung vorgestellt.

Der Vortrag von Christian Potthoff zum Thema „(Team + Prozesse) + Digitalisierung = Zukunftsgestalter der Pflege der Diakonie Michaelshoven Pflege und Wohnen gGmbH“ stellte den Einsatz verschiedener KI-Systeme in der Pflege zur Unterstützung unterschiedlicher Arbeitsprozesse dar, darunter insbesondere die Dokumentation durch Spracheingabe. Entscheidend für eine als gewinnbringend und hilfreich empfundene Einführung digitalisierter Prozesse sei, zunächst die Abläufe in der Einrichtung gut zu strukturieren und eine anerkennungsbasierte Team- und Leitungskultur zu pflegen,  und sodann zielgerichtet hinsichtlich der Bedeutung und Förderung KI-gestützter Systeme im beruflichen Arbeitsalltag zu kommunizieren und Mitarbeitenden wo immer möglich eine Mitgestaltung zu ermöglichen. So wurden für die Implementierung der Technologie zur Dokumentation durch Spracheingabe zusätzlich zur Schulung aller Mitarbeitenden einzelne Mitarbeitende als Coaches ausgebildet, um ihren Kolleg/innen im Sinne eines „Peer-to-Peer Learnings“ bei der Anwendung zur Seite stehen. Bereits 80 Prozent der Mitarbeitenden nutzten diese Technologie in der Diakonie Michaelshoven. Pro Pflegefachkraft würden damit pro Schicht ca. 20 Minuten an Zeit eingespart, die in der originären Pflege eingesetzt werden könnten.

Präsentation von Christian Potthoff

Lena Przibylla vom Zweckverband der Kitas im Erzbistum Berlin stellte das Projekt "Kita-Lab und Intranet: Auf dem Weg zur vernetzten Zusammenarbeit" vor. Beim Träger Hedi Kitas wurde ein vernetztes Intranet über Microsoft 365 in 73 Kindertageseinrichtungen in den Regionen Berlin, Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern implementiert. Über das Intranet soll jede Fachkraft an allen Prozessen beteiligt werden, über Neuigkeiten informiert werden und durch die eigene Partizipation an den Prozessen mitgestalten können. Der Ansatz sieht auch vor, dass Informationen über die unterschiedlichen Endgeräte und Formate (audio, schriftlich etc.) jederzeit abrufbar sind. Im Rahmen des Vortrages wurde die Leitung der Kindertageseinrichtung als Schlüsselperson für die Einführung von digitalisierten Prozessen und Tools hervorgehoben. Außerdem wird für die Mitarbeitenden eine IT-Schulung unter Kolleg/innen durchgeführt und eine offene digitale Sprechstunde angeboten. Ziel der digitalen Vernetzung bei Hedi Kitas ist es beispielweise weniger E-Mails zu benutzen und Informationen zentral via Intranet zu übermitteln. Auch sollen über eine eigene Kita-Homepage Informationen vermittelt und mithilfe einer Eltern-App direkter und schneller kommuniziert werden. Ein Kita-Blog mit inhaltlichen Beiträgen zu aktuellen Themen rundet das Angebot ab. 

Präsentation von Lena Przibylla

In der anschließenden Diskussion wurde erörtert, welche Visionen und Transferstrategien aus den vorgestellten Impulsreferaten auf andere soziale Berufsfelder übertragen werden könnten. Es wurde diskutiert, dass die gemeinsame Entwicklung und Implementierung digitalisierter Prozesse eine vielseitige Arbeitserleichterung bedeuten kann. Stichworte wie Vernetzung, Mitverantwortlichkeit und Entlastung und das gemeinsame Verständnis innerhalb einer Organisation wurden als bedeutsame Faktoren zusammengetragen. Für erfolgreiche Transferstrategien zur Implementierung digitaler Prozesse in sozialen Berufsfeldern könnte beispielweise auf multiprofessionelle Teams gesetzt werden. Diese Teams bringen unterschiedliche Perspektiven, Fachkenntnisse und Kompetenzen ein. Auch Multiplikator/innen können eine zentrale Rolle einnehmen, indem sie Wissen und Fähigkeiten im Bereich der Digitalisierung verbreiten und die Akzeptanz im Team steigern. Eine gründliche Analyse der Strukturen ist zudem notwendig, um den Bedarf an digitalen Prozessen zu ermitteln. Dabei sollten bestehende Arbeitsabläufe und die Bereitschaft zur Veränderung der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Es gilt, die Kompetenzen der Mitarbeitenden zu nutzen und besonders diejenigen mit Interesse und Motivation für Digitalisierung einzubinden. Dies kann auch zur langfristigen Fachkräftebindung beitragen. Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind entscheidend für eine strukturierte und effiziente Umsetzung digitaler Prozesse. So kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt und das digitale Innovationen in der Praxis erfolgreich realisiert werden können.

Brigitte Buermann-Gerdes (Leben mit Behinderung Hamburg) berichtete von der Personalstrategie „Besser mit Dir“, die wenige Jahre nach Einführung und Unterfütterung mit einer Projektstelle bereits Wirkung zeige: Die Anzahl der notwendigen Stellenbesetzungsverfahren sei um rund 50 Prozent gesunken. Das Programm mit den Handlungsfeldern Arbeitsumfang, Strukturen und Prozesse, Kommunikation und Information sowie Kompetenz ziele darauf, die Bindung der Mitarbeitenden über mehr Arbeitszufriedenheit zu stärken und dafür vor allem die Arbeitsbedingungen zu verbessern sowie mehr Gestaltungsspielräume und Beteiligungsmöglichkeiten für Mitarbeitende zu schaffen. Ein ganz wesentlicher Baustein sei dabei die systemische Führung mit Feedbackkultur, Beziehungspflege und grundsätzlich konstruktiver Haltung. Dafür wurden u.a. ein Mitarbeitendenportal, neue Einarbeitungsprozesse, Digitalisierung und Unterstützungsangebote für Gesundheit und soziale Beratungsmöglichkeiten eingeführt. In der Testphase befinde sich außerdem ein neues Ausfallmanagement mit Schattendiensten. Frau Buermann-Guerdes betonte, für das Gelingen der Strategie seien insbesondere kompetente Führungskräfte notwendig, die sich mit Wertschätzung und Interesse auf ihre Mitarbeitenden einlassen und in der Steuerung stark sind.

Präsentation von Brigitte Buermann-Gerdes

Wertschätzung steht auch im Zentrum des Konzepts der „Atmosphärische Führung als Schlüssel zur Arbeitsplatz Zufriedenheit“, von dem Claudia Manz-Knoll berichtete. Sie stellte die Organisationsstruktur der Nordpfälzer Glückskinder in ihrer Funktion einer pädagogischen Gesamtleitung vor, die als Besonderheit neben einer Fachbereichsleitung und den sogenannten Standortleitungen der Kitas, die Trägeraufgaben der Kitas und die Belange der pädagogischen Mitarbeitenden begleiten. Gelingende Personalbindung stellte sie mit Bezug auf das Konzept der „Atmosphärischen Führung“ vor: Dieses sei ein Schlüssel, um die Arbeitsplatzzufriedenheit zu erhöhen, positive Selbstwahrnehmung und Wertschätzung zu stärken, um dem „Jammertal und der Kitakrise“ mit professionellem Selbstverständnis zu begegnen. Als Kriterien für erfolgreiche Personalbindung und Arbeitsplatzzufriedenheit nannte sie eine gute Kommunikation und Koordination zwischen dem Träger, der pädagogischen Gesamtleitung und den Kitastandorten in einer Verantwortungsgemeinschaft im Sinne schneller Entscheidungswege sowie eines kontinuierlichen, offenen Dialoges auf Augenhöhe.

 Konzepte zur Netzwerkarbeit und die Einführung von Konsultationskitas seien ebenfalls Schritte, die durch weitere Unterstützungsangebote der pädagogischen Gesamtleitung (z.B. bei Elterngesprächen, Team-Prozessbegleitungen, Konzeptionsentwicklung, Aufbau allgemeiner Konfliktlösungsstrategien, Mediationen) zur Entlastung im Kitasystem und damit zu höherer Arbeitszufriedenheit beitragen.  Aktuell wurden weitere wertschätzende Projekte zum Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden eingeführt, wie z.B. Gesundheitskurse, Evaluationen zu Arbeitsplatzsicherheit und –schutzmaßnahmen, E-Bike-Förderung, bewegte Pausen und „Kita-Stammtische“.

Präsentation von Claudia Manz-Knoll

In der Diskussion mit den Teilnehmenden des Workshops stand die Perspektive von Führungskräften als Dreh- und Angelpunkt der Personalbindung im Mittelpunkt. Festgestellt wurde, dass Führungskräfte Raum benötigen zunächst für das Erlernen von Führungskompetenzen und später für die Erfüllung der gestiegenen Ansprüche an atmosphärischer bindungsorientierter Leitung. Eine wichtige Frage sei, wie der vielerorts wahrgenommenen abnehmende Motivation von Fachkräften, in Führungsverantwortung zu gehen, jenseits finanzieller Anreize begegnet werden könne.